Ｆ＆Ａレポート

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「幹事の仕事

　卒業、入学、歓送迎会に花見。酒席のお付き合い、いわゆる「飲み会」が増える季節です。もしも、幹事の役目がまわってきたら、「これも仕事のうち」と割り切って、しっかりダンドリしましょう。まずは、前日までの準備について整理してみましょう。

1. 「飲み会」の目的を把握
   目的を把握することで、参加者、お店、予算（会費）などイメージすることができます
2. 日程決め
   全員の都合に合わせるのは所詮無理。主要な人の都合を聞いた上で、早目に決定するのがベスト。忙しい人の日程は常に動いています。
3. 参加者を見積もり、参加者リストを作成
   エクセル等で作成すれば、管理しやすく当日の受付などにも使えます。
4. 予算（会費）を決める
   飲み会の費用だけでなく、記念品や花などを渡すのなら、その代金も組み込みます。
5. お店（場所）を決める
   予算、場所（交通機関）、料理の内容、座敷や個室など、お店雰囲気で総合的に決めます。上司や先輩にも打診してみましょう。お店が決定したら、当日までに実際に足を運ぶこと。ネットやクーポン雑誌を見ただけでは不十分です。お店の人にも会の趣旨を伝えて協力してもらえるよう働きかけましょう。また、人数の変更はいつまで可能なのか確認をしておきましょう。
6. 告知
   一斉メールや口頭で、滞りなくアナウンスします。出欠返事の期限も設けましょう。
7. 幹事の協力者をつくり周囲を巻き込む
   10名以上の飲み会になると、複数の協力者がいたほうが何かと助かります。当日までに、幹事会を開き、情報を共有し、役割を確認しておきましょう。
8. 次第を作成
   挨拶やスピーチ、乾杯の発声、余興、司会などを決める。
9. 当日のキャンセル、遅刻に備えて
   当日キャンセルの費用については事前に決めておきます。
10. 小銭、領収書などを準備しておく
    会費は事前に回収したほうが、当日慌てなくてすみます。幹事をすれば新たな人とのつながりができます。当日は幹事も一緒に楽しみましょう。